Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:
ActNow GmbH
c/o Syrcon GmbH, Torstrasse 33, 10119 Berlin
E-Mail: team [at] scantosheet.de
Handelsregister: AG Berlin Charlottenburg, HRB-Nummer: 128198 B
USt-IdNr.: DE273054217

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten:

• Registrierungsdaten: Google-Account-Informationen (Name, E-Mail-Adresse)
• Zahlungsdaten: Kreditkarten-/PayPal-Informationen (über Paddle verarbeitet)
• Nutzungsdaten: Anzahl verarbeiteter Rechnungen, Zeitstempel, anonymisierte Analysedaten
• Rechnungsinhalte: Temporär zur Verarbeitung (automatische Löschung nach 24h)
• Analytics-Daten: Anonymisierte Nutzungsstatistiken zur Verbesserung der Anwendung (über PostHog)

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen zur Bereitstellung und Verbesserung unserer Dienste). Analytics-Daten werden auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Verbesserung unserer Dienste verarbeitet.

4. Datensicherheit

• Verschlüsselte Übertragung (TLS/SSL)
• Sichere verschlüsselte Speicherung
• Automatische Löschung aller Rechnungen nach 24 Stunden
• Zugriffskontrolle und Protokollierung
• Regelmäßige Sicherheitsaudits

5. Drittanbieter-Services

Wir nutzen folgende Drittanbieter-Services:

• Google OAuth: Authentifizierung (Google Ireland Limited)
• Google Sheets API: Datenexport (Google Ireland Limited)
• Paddle: Zahlungsabwicklung (Paddle.com Market Limited, Vereinigtes Königreich)
• Supabase: Datenbank und Backend-Services (Supabase Inc., USA)
• Hetzner: Hosting und Deployment (Hetzner GmbH, Deutschland)
• PostHog: Anonyme Nutzungsanalyse und Performance-Monitoring (PostHog Inc., USA)
• OCR-API: Optische Texterkennung (ActNow GmbH, Deutschland)

6. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

7. Speicherdauer

• Rechnungen: Automatische Löschung nach 24 Stunden
• Extrahierte Daten: Bis zur Kündigung des Accounts
• Abrechnungsdaten: 10 Jahre (steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht)
• Account-Daten: Bis zur Kündigung, dann unverzügliche Löschung

8. Cookies und Tracking

Wir verwenden folgende Cookies und Tracking-Technologien:

• Technisch notwendige Cookies: Für die Grundfunktionalität der Anwendung, Authentifizierung und Benutzereinstellungen (immer aktiv)
• Funktionale Cookies: Für erweiterte Funktionen, Sprachpräferenzen und UI-Anpassungen (technisch erforderlich)
• PostHog Analytics: Anonyme Nutzungsanalyse zur Verbesserung der Anwendung. Diese Daten werden anonymisiert erfasst und enthalten keine personenbezogenen Informationen. (Einwilligung erforderlich)

Sie können der Verwendung von Analytics-Cookies jederzeit widersprechen oder diese in Ihren Browser-Einstellungen deaktivieren.

9. Kontakt und Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich an:
E-Mail: datenschutz [at] actnow-gmbh.de
Post: ActNow GmbH, c/o Syrcon GmbH, Torstrasse 33, 10119 Berlin