ScanToSheetAbrechenbare Reisekosten, geklärt solange Sie noch unterwegs sind
Beratungsausgaben dienen zwei Herren: der Steuererklärung und der Kundenrechnung. Eine Hotelnacht, ein Flug, ein Taxi vom Flughafen, ein Arbeitsessen — absetzbar, weiterberechenbar oder beides, und diese Unterscheidung muss eine Woche mit drei Städten überleben. Die meisten Berater sortieren das am Sonntagabend aus einer Jackentasche voller Papier. Das ist langsam und verlustreich. ScanToSheet schreibt jeden Beleg beim Einsammeln in Ihre Google-Tabelle: Weiterberechenbares bleibt einbringbar, die steuerliche Seite ist bereits dokumentiert.
Weiterberechenbar und absetzbar im selben Verzeichnis
Jeder Beleg wird zur strukturierten Zeile mit Händler, Datum, Netto, Steuer und Brutto. Eine Kundenspalte und ein Kennzeichen für Weiterberechnung genügen, um aus denselben Daten eine Kostenaufstellung für die Rechnung und saubere Zahlen für den Steuerberater zu erzeugen.
Kosten folgen Projekten, nicht Kalendermonaten
Ein Umsetzungsmonat erzeugt ständige Reisetätigkeit, ein Akquisemonat fast keine. Ein Preis je erfolgreichem Scan folgt diesem Muster, statt unabhängig davon eine Pauschale abzurechnen. Drei Scans sind gratis, unlesbare Dokumente werden nicht berechnet.
Vertraulichkeit, die den Abrechnungsprozess übersteht
Belege verraten, wo Sie waren und mit wem. ScanToSheet verarbeitet ausschließlich das übermittelte Dokument, in der EU nach DSGVO, speichert es verschlüsselt und löscht es innerhalb von 24 Stunden automatisch. Nichts bleibt liegen, nichts wird zu Trainingsdaten.
Was Berater typischerweise absetzen
Reisekosten dominieren, doch die wiederkehrenden Berufskosten sind ebenso absetzbar und werden deutlich leichter vergessen:
- Flüge und Bahnfahrten — ein Hin- und Rückflug für einen zweitägigen Workshop
- Hotels — drei Nächte in der Nähe des Kundenstandorts
- Transfers vor Ort — Flughafentaxis und ein Mietwagen für die Woche
- Bewirtung und Arbeitsessen — ein Abendessen mit dem Projektteam nach dem Workshop
- Verpflegungsmehraufwand — Auswärtstätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte
- Coworking und Besprechungsräume — ein Raum, angemietet für einen Kundentermin
- Software und Recherche — ein Datenabonnement für ein konkretes Projekt
- Weiterbildung — eine Zertifizierungsverlängerung oder ein Konferenzticket
- Vermögensschadenhaftpflicht — die von Kundenverträgen geforderte Jahrespolice
- Marketing und Angebote — Gestaltung einer Angebotsunterlage
- Anteil häusliches Arbeitszimmer — der absetzbare Teil von Miete und Nebenkosten
- Steuer- und Rechtsberatung — eine Vertragsprüfung vor Projektzusage
Die ersten Belege gratis scannen
Machen Sie aus dem Stapel, den Sie mit sich herumtragen, ein sauber filterbares Verzeichnis in Ihrer eigenen Google-Tabelle.
3 Belege gratis scannen0,10 € pro Scan nach Ihren 3 Gratis-Scans · berechnet werden nur erfolgreiche Scans · kein Abo
Häufige Fragen
Kann ich daraus eine Kostenaufstellung für den Kunden erzeugen?
Ja. Da jeder Beleg eine Zeile in Ihrer eigenen Tabelle ist und die Beträge bereits in Netto, Steuer und Brutto getrennt vorliegen, genügen eine Kundenspalte und ein Kennzeichen für Weiterberechnung. Sie filtern und summieren genau das, was auf die Rechnung gehört, statt es am Projektende aus Papier zu rekonstruieren.
Werden Belege in Fremdwährung verarbeitet?
Die Währung wird als eigenes Feld neben den Beträgen ausgelesen. Eine Hotelrechnung in Euro und ein Taxibeleg in Dollar bleiben in der Tabelle unterscheidbar. Die Umrechnung zum von Ihnen gewählten Kurs ist dann eine Formel in Ihrer eigenen Tabelle — Sie behalten die Kontrolle darüber, welcher Kurs angesetzt wird.
Wie funktioniert die Mischung aus Papierbelegen und E-Mail-Bestätigungen?
Beides funktioniert. Flug- und Hotelbestätigungen kommen als PDF, Restaurant- und Taxibelege auf Papier — alles wird mit denselben Feldern in dieselbe Tabelle geschrieben. Eine Reise lässt sich damit an einer Stelle rekonstruieren statt aus Postfach plus Brieftasche.
Ist davon irgendetwas für meine Kunden oder Dritte sichtbar?
Nein. Die Daten landen in einer Google-Tabelle, die Ihnen gehört und die Sie kontrollieren. Das Dokument selbst wird in der EU nach DSGVO verarbeitet, verschlüsselt gespeichert und nach 24 Stunden automatisch gelöscht. Es wird nicht geteilt und nicht zum Training verwendet.
Belege scannen für andere Berufsgruppen
ScanToSheet — Belege nach Google Sheets, von ActNow.