ScanToSheetObjektivmiete, Requisiten und Zweitfotografen — in einer Google-Tabelle
Ein Fotografiebetrieb verliert Geld in hundert kleinen, absetzbaren Richtungen: ein Objektiv, für eine einzige Hochzeit gemietet. Ein Sessel vom Flohmarkt als Requisite. Eine Adobe-Rechnung, die sich unbemerkt verlängert. Ein Zweitfotograf, am Tag selbst bezahlt. Die Belege kommen auf Papier, als PDF im Postfach, als App-Store-Bestätigung — und wenn die Buchhaltung ansteht, liegt die Hälfte zwischen Kartenlesertasche und der Shooting-Mappe der letzten Saison. ScanToSheet liest jeden einzelnen und schreibt die Zahlen in Ihre eigene Google-Tabelle. Ihre Marge ist dann kein Rätsel mehr, das Sie einmal im Jahr lösen.
Direkt in Ihre Tabelle — auch die digitalen Rechnungen
Fotografen kaufen online so viel wie vor Ort. ScanToSheet liest den Papierbeleg vom Requisitenhandel genauso wie eine Bestell-PDF oder eine Adobe-Rechnung und schreibt Händler, Datum, Netto, Steuer und Brutto, Währung und Rechnungsnummer als Zeile in Ihre Google-Tabelle. Kein Export aus fünf Postfächern, kein Abtippen vierstelliger Equipment-Summen.
Sie zahlen nur, was erkannt wird — passend zur Saison
Die Hochzeitssaison begräbt Sie unter Belegen, im Januar kommt fast nichts. Ein fester Preis pro Scan bedeutet: Sie zahlen für einen vollen Mai und in den ruhigen Monaten fast nichts — anders als eine monatliche Lizenz, die in beiden Fällen gleich abrechnet. Ist ein Beleg zu verblasst, wird er nicht berechnet.
Gelesen wird ausschließlich der Beleg
ScanToSheet verarbeitet den Beleg oder die Rechnung, die Sie übergeben — sonst nichts. Kein Zugriff auf Ihre Galerien, Ihre Kundenbilder oder den Rest Ihres Drive. Die Verarbeitung läuft in der EU nach DSGVO, jedes Dokument wird verschlüsselt gespeichert und innerhalb von 24 Stunden automatisch gelöscht.
Was Fotografen typischerweise absetzen
Ihre Kosten verteilen sich auf Ausrüstung, Produktion und Auslieferung. Wer alle drei erfasst, kommt auf deutlich mehr als erwartet:
- Kameratechnik und Ausrüstung — ein zweites Gehäuse vor der Hochzeitssaison
- Equipment-Miete — ein Teleobjektiv für ein einzelnes Paar-Shooting
- Requisiten, Hintergründe, Styling — ein Flohmarktsessel für ein Babybauch-Set
- Studiomiete und Locationgebühren — eine halbtägige Studiobuchung oder eine Drehgenehmigung
- Reisen zu Aufträgen — Flug und Hotelnacht für eine Hochzeit im Ausland
- Software und Abos — die monatliche Adobe- und Galerie-Hosting-Rechnung
- Kundenlieferungen — Abzüge, ein Album und Verpackung für eine Porträtbestellung
- Marketing — eine beworbene Anzeige und neue Visitenkarten
- Weiterbildung — ein Lichtworkshop oder ein Online-Posing-Kurs
- Zweitfotografen und Assistenz — ein Honorar für einen ganzen Hochzeitstag
- Ausrüstungsversicherung — die Jahresprämie für Ihr Equipment vor Ort
Die ersten Belege gratis scannen
Machen Sie aus dem Stapel, den Sie mit sich herumtragen, ein sauber filterbares Verzeichnis in Ihrer eigenen Google-Tabelle.
3 Belege gratis scannen0,10 € pro Scan nach Ihren 3 Gratis-Scans · berechnet werden nur erfolgreiche Scans · kein Abo
Häufige Fragen
Kann ich Ausgaben nach Kunde oder Auftrag trennen?
Ja. Jeder Beleg wird als strukturierte Zeile geschrieben — Händler, Datum, Betrag, Steuer, Kategorie, Rechnungsnummer. Sie ergänzen einfach eine Spalte für Kunde oder Projekt und filtern das ganze Jahr nach Hochzeit, Porträtauftrag oder Werbejob. Da die Daten in Ihrer eigenen Tabelle landen, bestimmen Sie die Struktur.
Wird die Vorsteuer bei Messekäufen oder EU-Lieferanten erfasst?
Ja. USt-IdNr. sowie Netto-, Steuer- und Bruttobetrag werden als eigene Felder ausgelesen — genau das, was Sie für den Vorsteuerabzug oder für saubere Zahlen beim Steuerberater brauchen. Besonders relevant bei größeren Equipment-Rechnungen und grenzüberschreitenden Käufen.
Funktionieren Rechnungen von Adobe oder meinem Galerie-Hoster?
Ja. Digitale Rechnungen machen einen großen Teil der Ausgaben aus, deshalb werden PDFs genauso behandelt wie Papier: Datei hochladen, Felder landen in der Tabelle. Software-Abos, Technikbestellungen und Hosting-Rechnungen stehen im selben Verzeichnis wie Ihre Papierbelege für Requisiten und Reisen.
Werden meine Fotos oder Kundengalerien jemals gesehen oder gespeichert?
Nein. ScanToSheet verarbeitet ausschließlich das Dokument, das Sie übermitteln. Es besteht keine Verbindung zu Ihren Galerien oder Kundenbildern, und der Rest Ihres Drive wird nicht gelesen. Verarbeitet wird in der EU nach DSGVO, verschlüsselt gespeichert und nach 24 Stunden automatisch gelöscht.
Belege scannen für andere Berufsgruppen
ScanToSheet — Belege nach Google Sheets, von ActNow.