ScanToSheetBaumarktfahrten und Mietgeräte — erfasst auf der Baustelle, nicht im Fußraum
Kaum ein Gewerbe produziert Belege so schnell wie das Handwerk: drei Baumarktfahrten an einem Tag, ein Mietbeleg für den Abbruchhammer, Kraftstoff, Parkgebühren an einer Baustelle ohne Ladezone, ein Container. Sie liegen erst in der Jackentasche, dann im Fußraum des Transporters, dann in einer Tüte, die im Februar beim Steuerberater ankommt — die Hälfte der Tinte verschwunden. Schlimmer noch: Sie gehören zu verschiedenen Aufträgen, und sobald alles vermischt ist, wird die Frage, was ein Auftrag wirklich gekostet hat, zur Schätzung. ScanToSheet macht aus jedem Beleg eine Zeile in Ihrer Google-Tabelle — vor Ort, solange Sie noch wissen, wohin er gehört.
Nach Auftrag kalkuliert statt nach Schuhkarton
Jeder Beleg wird als eigene Zeile mit Händler, Datum, Netto, Steuer und Brutto geschrieben. Eine Spalte für Auftrag oder Baustelle genügt, um Materialkosten je Auftrag zu summieren und gegen das Angebot zu halten. Das ist der Unterschied zwischen einer bekannten und einer erhofften Marge.
Gemacht für stark schwankendes Aufkommen
Eine Ausbauwoche bringt Dutzende Belege, eine ruhige Woche drei. Ein Preis pro erfolgreichem Scan passt zu diesem Verlauf, ohne Monatsgebühr, die in der schwachen Woche einfach mitläuft. Drei Scans sind gratis, ein zu stark beschädigter Beleg wird nicht berechnet.
Erfassung in Sekunden, auch mit Handschuhen
Der ganze Vorgang ist: fotografieren, fertig — kein Formular am Abholtresen. Verarbeitet wird in der EU nach DSGVO, verschlüsselt gespeichert und nach 24 Stunden automatisch gelöscht. Nichts über Ihre Lieferanten oder Ihre Einkaufspreise bleibt auf einem Server liegen.
Was Handwerksbetriebe typischerweise absetzen
Material dominiert, doch die Nebenkosten sind erheblich — und genau sie gehen zwischen zwei Aufträgen am häufigsten verloren:
- Material und Baustoffeinkauf — Holz, Befestigungsmaterial und Gipskarton für einen Auftrag
- Werkzeugkauf — ein Ersatz-Akkuschrauber mitten im Projekt
- Geräte- und Maschinenmiete — Abbruchhammer oder Fahrgerüst für zwei Tage
- Kraftstoff und Fahrzeugkosten — Diesel zwischen drei Baustellen an einem Tag
- Wartung und Reifen — eine Inspektion oder ein neuer Reifensatz
- Entsorgung — ein Container oder eine Fahrt zum Wertstoffhof
- Park- und Straßengebühren — Tagesparken an einer Baustelle ohne Ladezone
- Schutzausrüstung und Arbeitskleidung — Sicherheitsschuhe, Handschuhe, Warnweste, Gehörschutz
- Nachweise und Schulungen — eine Befähigung oder ein Sicherheitskurs
- Versicherungen — Betriebshaftpflicht und Werkzeugversicherung
- Nachunternehmer — ein Tagessatz für ein anderes Gewerk
- Genehmigungen und Abnahmen — eine Gebühr für Bauaufsicht oder Straßennutzung
Die ersten Belege gratis scannen
Machen Sie aus dem Stapel, den Sie mit sich herumtragen, ein sauber filterbares Verzeichnis in Ihrer eigenen Google-Tabelle.
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Häufige Fragen
Kann ich Materialkosten je Auftrag summieren?
Ja. Da jeder Beleg eine eigene Zeile in Ihrer eigenen Tabelle ist, genügt eine Spalte mit Auftragsnummer plus Filter oder Pivot, um Material je Auftrag auszuwerten. Die interessante Zahl ist für die meisten Betriebe nicht die Summe, sondern die Abweichung vom Angebot.
Wird ein langer Baumarktbeleg mit vielen Positionen gelesen?
Ausgelesen werden die Felder auf Belegebene, die Sie für die Buchhaltung brauchen — Händler, Datum, Netto, Steuer, Brutto, Währung und Belegnummer — nicht jede einzelne Position. Für eine Baumarktfahrt sind genau das die Felder, mit denen Ihr Steuerberater arbeitet und aus denen sich Auftragskosten zusammensetzen.
Was ist mit nassen oder verstaubten Belegen?
Wer am selben Tag erfasst, hat meist kein Problem. Baustellenbelege leiden schnell — das ist das Argument dafür, am Fahrzeug zu scannen statt zum Monatsende. Ist ein Beleg nicht mehr lesbar, wird der Scan nicht berechnet.
Können mehrere Personen im Team Belege einreichen?
Gescannt wird über das jeweils angemeldete Konto, geschrieben wird immer in die verbundene Google-Tabelle. Diese Tabelle lässt sich ganz normal mit Buchhaltung oder Büro teilen — es müssen keine zusätzlichen Lizenzen gekauft werden.
Belege scannen für andere Berufsgruppen
ScanToSheet — Belege nach Google Sheets, von ActNow.