ScanToSheetJedes Abo, jeder Coworking-Tag, jede Anschaffung in einer Tabelle
Ausgaben von Freelancern sind klein, häufig und über ein Dutzend Orte verstreut: ein Design-Tool, jährlich von einer fast vergessenen Karte abgebucht. Ein Tagesticket im Coworking. Die Bahnfahrt zum Kundenworkshop. Ein Monitor, schnell gekauft. Nichts davon ist groß genug, um dringend zu wirken — genau deshalb wird es nicht erfasst, und genau deshalb setzen viele Selbstständige zu wenig ab. ScanToSheet liest jeden Beleg und jede Rechnung und schreibt sie in Ihre eigene Google-Tabelle. Das Jahr summiert sich von allein statt an einem panischen Wochenende vor der Frist.
Ein Verzeichnis für Papier und PDF
Der größte Teil der Ausgaben ist digital, aber eben nicht alles. ScanToSheet behandelt eine per E-Mail zugestellte Softwarerechnung genauso wie ein Papier-Bahnticket und schreibt Händler, Datum, Netto, Steuer und Brutto, Währung und Rechnungsnummer in eine einzige Google-Tabelle. Kein Abgleich von Postfach gegen Brieftasche zum Jahresende.
Kein Abo, das sich gegen schwankende Einnahmen rechtfertigen muss
Freelance-Einnahmen kommen in Wellen; ein weiteres Monatstool dagegenzusetzen ist ein schlechtes Geschäft. Sie zahlen je erfolgreichem Scan — viel im starken Quartal, fast nichts im ruhigen. Drei Scans sind gratis, und was die Erkennung nicht auflösen kann, wird nicht berechnet.
Mandantenvertraulich von vornherein
Auf Ihren Belegen stehen häufig Ihre Kunden. ScanToSheet liest ausschließlich das übermittelte Dokument, verarbeitet es in der EU nach DSGVO, speichert es verschlüsselt und löscht es innerhalb von 24 Stunden automatisch. Nichts bleibt liegen, nichts wird zu Trainingsdaten.
Was Freelancer typischerweise absetzen
Die Kategorien sind unspektakulär und leicht zu übersehen — genau deshalb macht es zum Jahresende einen sichtbaren Unterschied, sie konsequent zu erfassen:
- Software und Abonnements — eine Jahreslizenz, in einer Summe abgerechnet
- Hardware — ein Monitor, ein Notebook, eine Tastatur
- Coworking und Bürokosten — ein Tagesticket oder ein fester Schreibtisch
- Anteil häusliches Arbeitszimmer — der absetzbare Teil von Miete und Nebenkosten
- Kundenreisen — Bahnticket zum Workshop und die Hotelnacht
- Weiterbildung — ein Kurs, ein Konferenzticket, ein Fachbuch
- Beratung — das Honorar des Steuerberaters oder eine Vertragsprüfung
- Versicherungen — Berufshaftpflicht oder Geräteversicherung
- Marketing und Webauftritt — Domainverlängerung, Hosting, ein Portfolio-Template
- Subunternehmer — eine Spezialistin für einen Projektabschnitt
- Bank- und Zahlungsgebühren — die Transaktionsgebühren bei Auslandskunden
Die ersten Belege gratis scannen
Machen Sie aus dem Stapel, den Sie mit sich herumtragen, ein sauber filterbares Verzeichnis in Ihrer eigenen Google-Tabelle.
3 Belege gratis scannen0,10 € pro Scan nach Ihren 3 Gratis-Scans · berechnet werden nur erfolgreiche Scans · kein Abo
Häufige Fragen
Kann ich Ausgaben einem Kunden oder Projekt zuordnen?
Ja. Jeder Beleg wird zur strukturierten Zeile in einer Tabelle, die Ihnen gehört. Eine Spalte für Kunde oder Projekt zu ergänzen und danach zu filtern, dauert Sekunden. So lässt sich auch prüfen, ob ein Projekt nach Abzug seiner Kosten tatsächlich profitabel war — nicht nur, was auf der Rechnung stand.
Werden Netto, Umsatzsteuer und Brutto für die Voranmeldung getrennt?
Ja. Netto, Steuer und Brutto werden als eigene Felder ausgelesen, dazu die USt-IdNr. des Lieferanten, sofern das Dokument sie ausweist. Bei Umsatzsteuerpflicht ist das der Unterschied zwischen einer Tabelle, aus der Sie melden können, und einer Liste von Summen, die Sie von Hand auseinandernehmen.
Was, wenn ich nur wenige Belege im Monat habe?
Dann ist ein Preis pro Scan das passende Modell und ein Monatsabo nicht. Es gibt keine Grundgebühr und nichts, was im ruhigen Monat gekündigt werden müsste — Sie zahlen für die Scans, die Sie tatsächlich ausführen, die ersten drei gratis.
Muss ich ein Konto anlegen, um es auszuprobieren?
Sie können die ersten Scans ausführen und das Ergebnis sehen, bevor Sie sich festlegen. Für das Schreiben in eine Google-Tabelle ist eine Freigabe für genau diese Datei nötig — die Berechtigung beschränkt sich auf von der App erstellte Dateien und erstreckt sich nicht auf Ihr übriges Drive.
Belege scannen für andere Berufsgruppen
ScanToSheet — Belege nach Google Sheets, von ActNow.